Политика обработки персональных данных

1. Оператор и область действия

Оператор персональных данных — ООО «РЕЙСКОНТРОЛЬ» (ИНН 1655514376, ОГРН 1261600025906, адрес: 420074, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Петербургская, д. 52), далее «Оператор». Электронная почта: info@reyscontrol.ru. Сайт: https://reyscontrol.ru. Настоящая политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности и опубликована во исполнение части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Политика распространяется на:

• публичный сайт https://reyscontrol.ru, включая форму «Оставить заявку» и страницу с записью вебинара;
• платформу ReysControl, доступную в кабинете по адресу app.reyscontrol.ru;
• помощников по ЭТрН в мессенджерах: https://t.me/epd_etrn_bot и https://max.ru/id1655514376_bot;
• переписку и обращения, поступающие Оператору по каналам, указанным в разделе «Контакты»;
• участников мероприятий, для которых при регистрации размещена ссылка на настоящую Политику.

Политика не является согласием на обработку персональных данных. Согласие запрашивается отдельно, когда именно оно выбрано правовым основанием. Ознакомление с Политикой, открытие сайта, отправка команды запуска бота и молчание согласия не заменяют.

Оператор выступает в двух разных ролях. Для данных людей, которые заводят учётные записи, оставляют заявки и пользуются помощниками, он оператор. Для данных, которые организация-клиент вносит в платформу о своих водителях и контрагентах, он лицо, обрабатывающее данные по поручению клиента, — см. раздел «Данные, которые клиент вносит сам».

Подключение нового модуля не расширяет ранее полученное согласие автоматически. Оператор руководствуется Законом № 152-ФЗ и иными применимыми актами: для каждой цели используются только необходимые сведения, несовместимые цели обработки не объединяются.

2. Категории субъектов персональных данных

• посетители сайта — в объёме технических журналов и, при их согласии, данных веб-аналитики;
• лица, отправившие заявку через форму на сайте, — лично или как представители организаций;
• пользователи помощников по ЭТрН в Telegram и MAX;
• пользователи платформы — физические лица, зарегистрировавшие учётную запись в кабинете app.reyscontrol.ru самостоятельно или принявшие приглашение в кабинет организации;
• представители организаций-клиентов — руководители, чьи фамилия, имя, отчество и должность указываются при регистрации кабинета организации, и уполномоченные сотрудники, которые ведут переписку и подписывают документы от имени клиента;
• участники мероприятий, зарегистрировавшиеся на конкретное мероприятие;
• обратившиеся к Оператору по электронной почте, телефону или иным каналам, указанным в разделе «Контакты», независимо от наличия учётной записи.

Сведения о водителях и контактных лицах контрагентов, которые организация-клиент вносит в платформу, Оператор обрабатывает не в собственных целях, а по поручению клиента — оператором в отношении этих субъектов является клиент.

3. Как поступают данные

• от самого человека — через форму, сообщение, обращение или регистрацию;
• от выбранного им мессенджера — в составе технического события, необходимого для взаимодействия с помощником;
• от браузера и инфраструктуры сайта — в пределах описанной ниже технической обработки;
• от сотрудника организации-клиента — при приглашении коллеги в кабинет.

В форме обратной связи обязательным является номер телефона. Имя и выбранная задача заполняются по желанию, и незаполнение необязательного поля отправке заявки не препятствует.

Для ответа помощник должен получить содержание сообщения и технические идентификаторы, позволяющие направить ответ в нужный диалог. Телефон не считается автоматически предоставленным через аккаунт мессенджера.

Оператор не запрашивает для справочной консультации паспорт, СНИЛС, сведения о здоровье, биометрические данные либо документы с данными водителей и иных лиц. Вопрос следует описывать без лишних персональных данных. Случайное получение таких сведений само по себе не создаёт законного основания для их дальнейшего использования.

4. Какие данные обрабатываются

Оператор обрабатывает минимально необходимый набор данных. Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные не обрабатываются.

Приглашение сотрудника в кабинет означает, что его фамилию, имя и адрес электронной почты вносит приглашающий. Ответственность за наличие основания для передачи этих данных лежит на организации-клиенте; Оператор направляет приглашённому письмо, из которого видно, кто и в какой кабинет его пригласил.

5. Цели и правовые основания

Решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки не принимаются. Это относится и к справочным ответам помощников по ЭТрН.

6. Заявка с сайта

Цель — рассмотреть запрос, уточнить задачу, ответить на вопрос, согласовать демонстрацию или подключение по инициативе заявителя. Хранение заявки ради будущей рекламы в эту цель не входит.

Отправленная форма уходит запросом на сервер Оператора. Сервер сохраняет заявку в своей базе и ставит уведомление в очередь отправки на общий адрес info@reyscontrol.ru. У самого сайта базы заявок нет: он состоит из заранее собранных страниц и ничего не хранит. Записью о заявке служат строка в базе Оператора, письмо в его почтовом ящике и последующая переписка по нему.

Форма защищена от автоматических отправок без капчи. Вместе с заявкой передаются два технических признака: содержимое скрытого поля, которое человек не видит и заполнить не может, и время от появления формы до нажатия кнопки. Кроме того, приёмник ограничивает частоту отправок по адресу источника запроса и по указанному номеру телефона — для этого номер попадает в счётчик обращений, не связанный с содержанием заявки.

Срок: до завершения рассмотрения заявки и согласованной обратной связи, но не более (срок уточняется) с последнего взаимодействия по ней; при более раннем отзыве согласия применяются правила раздела «Права субъекта персональных данных». При возникновении самостоятельного договорного основания обработка для исполнения договора описывается отдельно: договор с организацией не объявляется универсальным основанием для любых данных её работников.

Полный текст согласия, которое даёт заявитель, опубликован отдельным документом — «Согласие: заявка с сайта». Отметка в форме не установлена заранее, и текст доступен до отправки.

7. Помощники по ЭТрН

Цель — принять вопрос, подготовить и доставить справочный ответ, продолжить диалог в пределах необходимого контекста и обработать обращение об ошибке ответа. При автоматической подготовке ответа могут применяться технологии искусственного интеллекта.

Основание содержательной обработки вопроса и истории диалога — отдельное согласие пользователя. Получение минимального технического события, необходимого только для показа стартового экрана и выбора, ограничивается этой задачей: это не разрешение сохранять и анализировать содержание вопроса до согласия.

Срок хранения содержания вопроса и ответа: (срок уточняется) с соответствующего сообщения либо только на время формирования ответа, если история не сохраняется. Идентификаторы и настройки доступа — в течение использования помощника, но не более (срок уточняется) с последнего взаимодействия, если ранее не поступил отзыв или запрос на удаление.

Переписка не используется для рекламы, обучения или дообучения моделей, передачи другим пользователям либо публикации. Разбор конкретного обращения об ошибке доступен только лицам, которым он необходим для ответа пользователю; привлечение внешнего эксперта допустимо при оформленном основании и поручении.

Правила самой справочной функции изложены в документе «Условия использования помощников по ЭТрН», текст согласия — в документе «Согласие: помощники по ЭТрН».

8. Работа сайта и безопасность

Цель — доставить запрошенную страницу или ответ, сохранить технический выбор, предотвратить несанкционированный доступ, выявить сбой и рассмотреть инцидент.

Веб-сервер записывает в журнал обращения к страницам: IP-адрес, дату и время запроса, запрошенный адрес, код ответа, объём ответа, адрес перехода и сведения о браузере. Служебные проверки доступности в журнал не попадают. Основание применяется по конкретной операции: выполнение установленных законом обязанностей Оператора либо необходимая защита его законных интересов при соблюдении прав пользователя (п. 2 и 7 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).

Срок хранения журналов: (срок уточняется) с события. Данные конкретного инцидента отделяются от обычных журналов и сохраняются только при самостоятельном основании и обоснованном сроке. Отнесение cookie к необходимым не отменяет определения основания, состава и соразмерности обработки.

9. Необязательная веб-аналитика

Цель — получить статистику посещений и использования публичных страниц, чтобы улучшить сайт. Субъекты — посетители, отдельно разрешившие такую обработку.

Основание — добровольное отдельное согласие, выраженное в баннере cookie. До нажатия счётчик не загружается: на страницу не попадает ни его код, ни запрос к серверам сервиса. Отказ от аналитики не блокирует отправку заявки и получение информации о сервисе.

Счётчик обслуживает ООО «ЯНДЕКС» (119021, Россия, Москва, ул. Льва Толстого, д. 16). Оператором данных веб-аналитики является Оператор сайта, а Яндекс — лицом, действующим по его поручению: так распределяет роли п. 5.4 Условий использования сервиса Яндекс.Метрика, которые Оператор принял, установив счётчик. Те же условия (п. 2.1 и 5.4.1) обязывают Оператора информировать посетителей об обработке и обеспечить для неё законное основание; настоящий раздел и документ «Использование файлов cookie» опубликованы во исполнение этой обязанности.

Срок серверного хранения аналитических данных: (срок уточняется) с события. Состав cookie, их сроки и способы отказа — в документе «Использование файлов cookie»; текст согласия — в документе «Согласие: веб-аналитика».

Аналитика не получает значения контактных полей, содержание переписки и загружаемые документы. Запись экрана и действий посетителя («вебвизор») отключена. Рекламное профилирование и запись вводимых данных настоящей целью не охватываются.

10. Запись вебинара и внешний плеер

На странице с записью вебинара видео показывает встроенный плеер стороннего видеосервиса. Рамка плеера открывается вместе со страницей, то есть браузер посетителя обращается к серверу видеосервиса при открытии страницы, а не по нажатию на кнопку воспроизведения.

Значения, которые сервис сохраняет в браузере, он устанавливает на своём домене: содержимым и сроками распоряжается он. Подробнее — в документе «Использование файлов cookie».

11. Регистрация на мероприятия

Регистрация на мероприятия на сайте в настоящее время не проводится: страница с записью вебинара показывает уже состоявшееся мероприятие и формы записи не содержит.

Когда регистрация появится, она будет иметь собственное основание — отдельное согласие участника, данное при регистрации на конкретное мероприятие, — с целью зарегистрировать участника, предоставить доступ, сообщить об изменении времени, направить напоминание и обещанные материалы именно этого мероприятия. Срок — до проведения мероприятия и предоставления материалов, но не более (срок уточняется) после его завершения.

Такое согласие не разрешает рекламу будущих мероприятий и публикацию имени, изображения, голоса, контактов или переписки участника.

12. Подтверждение выбора и исполнение требований

Чтобы подтвердить правомерность своих действий, исполнить обращение и не допустить повторного использования отозванного согласия, Оператор ведёт минимальные записи о выборе субъекта: идентификатор события и доступный идентификатор субъекта; канал, форму или бот; дату и время; вид действия; редакцию документа; содержание необходимой части обращения, результат и дату его исполнения.

Основания — установленные Законом № 152-ФЗ обязанности и, только при обоснованной необходимости и соблюдении прав субъекта, защита законных интересов. Эти данные не используются для продолжения рекламы или восстановления удалённого диалога.

Срок хранения доказательств выбора и ответа: (срок уточняется) после прекращения соответствующей обработки, при наличии обоснования необходимости. Подтверждение уничтожения хранится в срок, установленный применимыми требованиями Роскомнадзора. Полный текст принятой редакции документа хранится отдельно от изменяемой веб-страницы.

Доказательство согласия на обработку данных при отправке заявки хранится вместе с самой заявкой: факт проставленной отметки, её дата по часам браузера, редакция текста согласия и время приёма заявки сервером. Заявка без проставленной отметки сервером не принимается.

13. Ограничения использования

Обычное согласие на работу помощника или рассмотрение заявки не является согласием на получение рекламы, размещение данных в открытом доступе, обучение моделей или обработку персональных данных другого человека.

Публикация узнаваемого вопроса, имени, профиля или иной информации для неопределённого круга лиц возможна только при самостоятельном основании; когда требуется, оформляется отдельное согласие на распространение по ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Права на изображение и иные права учитываются отдельно.

При подготовке общих материалов предпочтительно использовать самостоятельно сформулированные типовые ситуации без идентифицирующих сведений. Удаление имени либо замена идентификатора сами по себе не гарантируют невозможность определения человека.

14. Данные, которые клиент вносит сам

Организация-клиент вносит в платформу сведения о своих водителях (фамилия, имя, отчество, номер телефона, условия оплаты труда) и о контактных лицах контрагентов. В отношении этих данных оператором является сама организация: она определяет цели и состав обработки и обязана иметь правовое основание — согласие работника, трудовой или гражданско-правовой договор.

Оператор обрабатывает такие данные по поручению клиента (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) исключительно для работы платформы: хранение, отображение уполномоченным сотрудникам клиента, резервное копирование. Оператор не определяет цели этой обработки, не использует данные в собственных целях и не передаёт их третьим лицам иначе как по требованию закона.

15. Сроки хранения

16. Прекращение обработки и уничтожение данных

Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные при наступлении любого из условий, предусмотренных ст. 21 152-ФЗ: достигнута цель обработки или необходимость в ней отпала; отозвано согласие, а иного основания для обработки нет; истёк срок хранения; выявлена неправомерная обработка, правомерность которой обеспечить невозможно.

Если уничтожить данные в указанный срок невозможно, Оператор блокирует их и уничтожает в срок не более шести месяцев (ч. 6 ст. 21 152-ФЗ). Уничтожение охватывает рабочие базы, доступные копии, выгрузки и обработчиков. Резервные копии выводятся из использования и удаляются либо блокируются в предусмотренном законом порядке; технический цикл резервирования не служит самостоятельным разрешением хранить данные дольше установленного срока. При восстановлении копии ранее исполненные ограничения и удаления применяются повторно.

Неожиданно полученные избыточные или чувствительные данные ограничиваются в доступе и не включаются в ответы, аналитику и учебные материалы. Дальнейшие действия определяются после проверки законного основания; при его отсутствии данные удаляются в применимый срок.

17. Получатели и место обработки

Доступ предоставляется только уполномоченным работникам в объёме их задач. Оператор не продаёт персональные данные, не раскрывает данные пользователей другим клиентам сервиса и не передаёт их третьим лицам для рекламы. Передача возможна только в следующих случаях:

• лицам, обрабатывающим данные по поручению Оператора (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ), — в объёме, необходимом для порученной обработки; перечень приведён ниже;
• государственным органам — по основаниям и в порядке, установленным законом, в необходимом объёме и с учётом ограничений доступа;
• другим лицам — с согласия субъекта персональных данных.

Лицо, действующее по поручению, не определяет цели обработки, обязано соблюдать конфиденциальность и требования ст. 19 152-ФЗ к защите данных и не вправе передавать их дальше. Ответственность перед субъектом за действия такого лица несёт Оператор (ч. 5 ст. 6 152-ФЗ). Упоминание категории «хостинг», «CRM» или «эксперт» само по себе не разрешает передачу неопределённому кругу лиц.

Обработка ведётся на серверах, расположенных на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

Telegram и MAX обеспечивают обмен сообщениями на собственных условиях, и пользовательские аккаунты в мессенджерах Оператором не администрируются. Это разграничение не освобождает Оператора от ответственности за его собственные действия с данными и передачи через подключённые интерфейсы; гарантий обо всей инфраструктуре независимого мессенджера настоящая Политика не содержит.

18. Меры защиты

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные ст. 19 152-ФЗ: доступ к данным разграничен по правам, соединение защищено шифрованием, пароли хранятся в виде хэшей, действия с учётными записями фиксируются в журнале. Подробнее — в документе «Политика информационной безопасности».

Работники и привлечённые лица допускаются к данным при обязанности соблюдать конфиденциальность. Выгрузка в личные аккаунты, неутверждённые сервисы или для самостоятельного использования подрядчиком настоящей Политикой не разрешается. Данные не включаются в диагностические журналы и системы аналитики в большем объёме, чем требуется для соответствующей цели.

19. Согласие, отказ и изменение выбора

Текст согласия доступен до подтверждения. Отметка в форме изначально не установлена, в боте используется отдельная кнопка согласия. Политика, условия использования и рекламная подписка не объединяются с этим действием в одно неопределённое подтверждение.

Отказ от необязательной аналитики не блокирует отправку заявки и получение информации о сервисе. Отказ от согласия, необходимого для конкретной функции помощника, оставляет доступ к документам, контактам и возможности пересмотреть выбор.

Повторное обращение не требует нового одинакового согласия, если ранее принятое продолжает действовать. Для новой цели или расширения обработки требуется самостоятельное основание; изменение текста на сайте не переписывает историю ранее выраженного выбора.

Для отзыва согласия можно воспользоваться пунктом меню бота «Персональные данные», ссылкой «Настройки cookie» внизу сайта — для аналитики — или написать на info@reyscontrol.ru. Тема «Персональные данные» помогает обработке, но условием действительности обращения не является.

20. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

• получить сведения об обработке своих данных и их состав;
• требовать уточнения неточных или неполных данных;
• требовать блокирования или уничтожения данных, если они обрабатываются незаконно, неполны, неточны или более не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку, если обработка ведётся на основании согласия;
• требовать прекращения обработки в установленных законом случаях;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в судебном порядке.

В обращении следует указать суть требования и сведения, позволяющие соотнести его с аккаунтом, заявкой или диалогом. Избыточных документов Оператор не требует: для предусмотренного законом формального запроса используются необходимые реквизиты и проверка личности, а для простого отзыва — доступные способы подтверждения управления соответствующим аккаунтом или контактом.

Оператор отвечает и исполняет требования в сроки, установленные статьями 20–21 Закона № 152-ФЗ: сведения по запросу предоставляются, как правило, в течение 10 рабочих дней, мотивированное продление допустимо не более чем на 5 рабочих дней. Вид требования определяет применимый срок — единый срок «30 дней на всё» не используется.

Запрос направляется на info@reyscontrol.ru. Порядок рассмотрения и сроки ответа описаны в документе «Правила обработки обращений».

21. Версии и изменения

Действующая редакция доступна на сайте и по ссылкам в формах и ботах; дата редакции указана в начале документа. Оператор сохраняет предыдущие редакции, позволяющие установить условия на момент получения согласия. Существенные изменения доводятся до пользователей до запуска новой обработки, если это требуется её основанием.

Политика не действует задним числом и не устраняет необходимость проверки оснований ранее накопленных данных. Об изменениях, существенно затрагивающих права субъектов, Оператор уведомляет по адресу электронной почты, указанному в учётной записи.

22. Контакты

Вопросы об обработке персональных данных: info@reyscontrol.ru, +7 (927) 047-35-30. Почтовый адрес: 420074, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Петербургская, д. 52. Оператор — ООО «РЕЙСКОНТРОЛЬ», ИНН 1655514376, ОГРН 1261600025906.