Недостача, повреждение, разный вес при погрузке и выгрузке

Именно поэтому печатать водителю пустую ТН нельзя. По позиции Регины Халиловой, бумажная ТН оформляется по тем же правилам и ролям, что и ЭТрН. Раздел грузоотправителя (аналог титула 1) заполняет и подписывает ГО или ЛОП. Кто заполняет, тот и подписывает и отвечает за корректность данных, а «черновиков», которые дописывает другое лицо, закон не предусматривает. Водитель-перевозчик заполняет только свою часть: приём груза, свои оговорки и замечания. Если отдать водителю бланк и он впишет меньше, чем погрузили, отвечать всё равно будет грузоотправитель: его подпись стоит под сведениями о грузе. При недостаче на выгрузке доказать, что грузили больше, будет очень трудно. Как защититься:

1. Дату, количество мест и массу вписывает и подписывает сам ГО (или ЛОП по договору или доверенности) в момент погрузки.
2. Отдельно оформляйте акт взвешивания или погрузки в двух экземплярах, и на одном водитель расписывается, что проверил вес и согласен. Так советует Регина.
3. Когда перейдёте на ЭТрН, водитель подтверждает приём груза уже после того, как ГО подписал Т1 с конкретными цифрами.

Для перевозчика ранний Т3 от Тандера скорее выгоден. Подписав титул 3 без оговорок, получатель зафиксировал в ГИС ЭПД, что груз принят без расхождений, а сведения о приёмке и замечания в Т3 потом не исправляются. Бумажный акт, составленный позже, будет противоречить электронному документу. Кроме того, по Правилам перевозок (ПП № 2200, п. 85) акт о недостаче или повреждении составляется в присутствии водителя, а если машина уже уехала, такой акт слабее. Здесь важно то, что Регина Халилова постоянно разделяет: товар и груз — разные вещи. Приёмка товара по количеству и качеству у Тандера идёт по договору поставки между поставщиком и сетью, и расхождения по товару оформляются их коммерческими документами (акт расхождений, корректировка УПД). ЭТрН — договор перевозки, и в ней фиксируются только расхождения по грузу: места, масса, состояние. Практический совет: если сеть подписывает Т3 до выгрузки, пусть водитель на выгрузке не уезжает, пока не станет ясно, есть ли претензии к грузу. Если претензия появилась, акт составляется в тот же день с участием водителя (п. 82, 85 ПП № 2200), а перевозчик отражает свою позицию в замечаниях при подписании Т4.

У вас как у заказчика две разные вещи: поручение экспедитору (ПЭ) и экспедиторская расписка (ЭР). По позиции Регины Халиловой, поручение — это задание экспедитору: что, куда, кому и какие услуги нужны. Расписка подтверждает, что экспедитор принял груз во владение. Значит, в расписке должен быть груз, который реально передан, а не цифры из поручения. Если экспедитор переписывает ЭР из ПЭ, это его ошибка. Насколько это критично: ЭТрН, которую экспедитор (он же ГО, если принял груз во владение) оформляет с перевозчиком, должна совпадать с фактом и с вашими УПД. Расхождение «план в ПЭ ≠ факт в ЭТрН» объяснимо, а расхождение «ЭР/ЭТрН ≠ фактически отгруженное» уже создаёт налоговые и претензионные риски. Как сделать правильно:

1. Если точный объём становится известен в день отгрузки, направляйте ПЭ в этот день, после сборки заказа.
2. Если ПЭ уже ушло и объём сильно изменился, его можно отозвать. У некоторых операторов, например, для этого есть отдельный титул 3 поручения «клиент отзывает поручение». Потом выпускается новое.
3. Договоритесь с экспедитором, что ЭР и ЭТрН он оформляет по фактически принятому грузу.

Заранее точно знать объём и не нужно. Важно, чтобы каждый документ отражал то, что он должен отражать на своём этапе. По позиции Регины Халиловой (встреча 31.08.2026 и вебинар 17.09.2026), ЭЗЗ — преддоговор, намерение, и стоимость в ней тоже предварительная. Поручение — это задание экспедитору, в нём тоже можно указать плановые данные. ЭТрН — договор на конкретную перевозку, и её титул 1 оформляется на погрузке, когда груз уже собран и взвешен. Практически:

1. В поручении или ЭЗЗ указывайте плановый объём. Если это допускает ваш договор с экспедитором, указывайте ориентир «до N т / до N мест».
2. Титул 1 ЭТрН и экспедиторская расписка (её выдаёт экспедитор) должны оформляться по фактическим данным после погрузки и совпадать с УПД на этот груз.
3. Если объём заметно меньше плана, не нужно «добивать» документы до заявленной цифры. Если больше и машина не вмещает, остаток уходит отдельной ЭТрН.

Опасение в целом верное: налоговую насторожит несовпадение тоннажа ЭТрН с товарными накладными и «лишние» рейсы. Разница между планом в заявке и фактом в ЭТрН вопросов не вызывает, если факт везде одинаковый.

Вы спрашиваете о ситуации, когда стоимость в заявке (ЭЗЗ) одна, а итоговая сумма, выставленная через УПД или титулы 5–6 ЭТрН, другая. По позиции эксперта Регины Халиловой (вебинар 17.09.2026), само по себе это расхождение нормально. Стоимость в ЭЗЗ предварительная и ни к чему не обязывает, а окончательную указывают либо в ЭТрН (титулы 5–6), либо отдельным УПД, «в любом случае с подтверждающими документами». Цену в ЭТрН указывать не обязательно: перевозку можно закрыть УПД. Для ФНС главное, чтобы разница была объяснима документами. Если итог выше заявки из-за простоя, дополнительной точки или перегруза, должны быть акт простоя (по п. 81 Правил перевозок, ПП № 2200), доп. соглашение или переписка с согласованием. Если итог ниже, например вывезли меньше, это подтверждается фактическими данными ЭТрН. Учтите условия договора. Регина отмечает, что некоторые заказчики прямо фиксируют: стоимость в ЭЗЗ считается полной, а всё сверх неё нужно заранее согласовать и подтвердить. Тогда без такого согласования налоговая и сам заказчик могут не принять доплату в расходы.

Сама по себе такая разница не криминальна, если документы отражают факт. По позиции Регины Халиловой (встреча 31.08.2026), заказ-заявка — это преддоговор, намерение, а ЭТрН — «мини-договор» на конкретную перевозку. Поэтому 1000 кг в заявке — план, а 450 кг в ЭТрН — факт. Проверьте три вещи:

1. Масса в ЭТрН (Т1 и Т3) должна совпадать с фактически отгруженной и с товарными документами (УПД на 450 кг). Тогда у ФНС вопросов к перевозке не будет.
2. Оставшиеся 550 кг, если их потом вывезли, должны уйти отдельной ЭЗЗ и отдельной ЭТрН, а не «дописаться» к первой.
3. Договорная часть. Если перевозчик принял заявку на 1000 кг и не подал нужный транспорт, заказчик вправе составить акт о невывозе или непредоставлении ТС (п. 81 Правил перевозок, ПП № 2200). По ст. 34 Устава автотранспорта (259-ФЗ) перевозчику в такой ситуации по общей норме закона грозит штраф в размере около 20% провозной платы, если договор не устанавливает иное; точную формулировку лучше сверить с актуальной редакцией статьи. Это уже вопрос отношений сторон, а не налоговый риск.

Оплата должна идти за фактически выполненную перевозку, итоговую стоимость подтверждайте УПД.

В блоке «Погрузка» есть три необязательных поля про фактическое состояние в момент передачи груза перевозчику:

• Кузов — например, «чистый, сухой, без повреждений». Важно для пищевых и чувствительных грузов.
• Упаковка — «целая, следов вскрытия нет» или «две коробки повреждены».
• Тара — «без повреждений» или «одна бочка с вмятиной».

Заполнять их стоит всегда, когда потом может возникнуть спор: при недостаче или порче на выгрузке сравнивать будут именно с тем, что записано при погрузке. Запись «без повреждений» — тоже полезная информация, а не формальность.

Если повреждения серьёзные, дополнительно оформите отметку и, при необходимости, коммерческий акт.

Все поля блока необязательны: если фиксировать нечего, его оставляют пустым. Если есть что — вот что можно указать:

• Фактическое состояние груза, упаковки, тары, маркировки и пломб — вручную или из справочника: «упаковка без повреждений, пломба № 4587 цела» или «две коробки помяты».
• Погрузочные работы — как прошла погрузка: груз размещён и закреплён отправителем, либо часть размещена с нарушением.
• Масса — результат контрольного взвешивания: подтвердилось 5 000 кг или вышло 5 120 кг вместо 5 000.
• Количество мест — принято 100 коробок или 98 вместо 100.

Главное правило: оговорки, замечания и отметки после подписания исправить нельзя. Перепроверьте текст до нажатия «Принят».

Поле «Состояние» при выгрузке обязательно. В нём фиксируется фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки и пломб.

Если всё в порядке, это тоже стоит записать — такая запись подтверждает, в каком виде груз передан: «Груз и упаковка без видимых повреждений, пломбы не нарушены».

Если есть дефекты, описывайте конкретно, без общих слов:

• «У двух коробок повреждены углы, следов намокания нет. Пломба № 45821 цела»;
• «Пломба № 45821 отсутствует, упаковка одной паллеты вскрыта».

Чем точнее запись, тем проще потом решить, на каком этапе возникла проблема: при погрузке, в пути или на выгрузке.

Для этого при приёмке есть раздел «Приём по наименованиям». Перечислять весь груз не нужно — добавляйте только позиции, где что-то не так или нужно отдельно зафиксировать данные.

По каждой позиции:

• Отгрузочное наименование — то же, что указал отправитель, чтобы отправленное и принятое можно было сопоставить. Для опасного груза — по ДОПОГ.
• Состояние — «Две коробки деформированы, товар внутри цел», «Одна паллета намокла, повреждено 5 коробок». Если замечаний нет — «принят без повреждений».
• Кол-во мест — только по этой позиции (не путать с общим количеством в блоке «Выгрузка»).
• Масса брутто, при необходимости нетто, объём, плотность, паллеты, маркировка мест.

Плотность специально ради ЭТрН на приёмке определять не нужно — её берут из документов на груз.

Для таких случаев есть «Отметки» при приёмке. Отметка не обязательно означает нарушение — можно зафиксировать любой значимый для вас факт, если так принято по договору.

В отметке:

• Обстоятельства — конкретно, что и в каком объёме: «Груз доставлен на 2 часа позже согласованного», «При приёмке повреждено 3 коробки», «По взвешиванию масса меньше заявленной на 120 кг», «Нарушена пломба № 45821».
• Акт, если составлялся:
• акт взвешивания — если масса разошлась и результаты оформлены отдельно;
• коммерческий или иной акт — о повреждении, недостаче, нарушении упаковки.

Для акта — название, номер, дата, стороны. Без номера — «Без номера».

Пример: «Акт о повреждении груза без номера от 02.09.2026».

В отметках ЭТрН предусмотрены два вида актов:

• Акт взвешивания — если актом оформлены результаты определения массы груза. Например, фактическая масса на погрузке или приёмке отличается от указанной в накладной.
• Коммерческий (или иной) акт — если актом зафиксированы повреждение, порча или недостача груза, нарушение упаковки, отказ от приёмки, неподача машины или другое нарушение.

Для любого акта указываются наименование, номер, дата и стороны. Если номера нет, пишется «Без номера». Примеры: «Акт взвешивания № 15 от 01.09.2026», «Акт о повреждении груза без номера от 02.09.2026».

Сам акт — отдельный документ. В ЭТрН даётся ссылка на него и краткое описание обстоятельств, чтобы из накладной было видно, что акт существует и о чём он.

Если речь о бумажном акте о недостаче или расхождении по перевозке, то «пришить» его в сам XML ЭТрН нельзя, но связать с электронной накладной можно.

1. Правила перевозок (ПП № 2200, п. 82) допускают, что акт формируется с использованием информационной системы ЭПД. Спросите своего оператора, есть ли у него электронный акт к ЭТрН.
2. Если такого нет, подпишите бумажный акт сторонами (п. 87: не менее 2 экземпляров), отсканируйте его и отправьте контрагенту по ЭДО неформализованным документом или письмом. В тексте укажите номер и дату ЭТрН и подпишите отправку своей УКЭП. Оригинал храните у себя.
3. В замечаниях к своему титулу (у получателя это Т3, у перевозчика Т4) сошлитесь на акт: «составлен акт № … от …».

Если вы имели в виду другой документ, например акт простоя или весовой талон, напишите, какой именно. Схема будет той же: отдельный документ в ЭДО со ссылкой на ЭТрН.

Раз получатель заявляет недостачу, а вы как перевозчик с ней не согласны, фиксировать позицию нужно в трёх местах.

1. Титул 3. Получатель отражает в нём фактическую массу и свои замечания. Эти сведения юридически значимы и исправлению не подлежат, поэтому до его подписи попросите указать способ определения массы и какими весами взвешивали.
2. Акт. По п. 81–86 Правил перевозок (ПП № 2200) акт о недостаче составляется в день обнаружения и в присутствии водителя. Если вы не согласны, водитель подписывает его с указанием причины несогласия, например: «при погрузке масса по весовому талону № … составила …». По п. 82 акт может быть сформирован и через информационную систему ЭПД.
3. Титул 4. Подписывая завершение перевозки, укажите в замечаниях перевозчика свою позицию и реквизиты весовых талонов.

Приложить файлы прямо в XML ЭТрН, насколько известно, нельзя. Весовые талоны и фото отправьте получателю по ЭДО отдельным документом со ссылкой на номер ЭТрН. В приложениях водителя некоторых операторов есть фотофиксация, это уточните у своего оператора. Главный аргумент в споре — акт взвешивания на погрузке на поверенных весах с подписью водителя. Регина Халилова советует получать его всегда (вебинар 17.09.2026, [01:38:57]). Разница показаний разных весов в пределах их погрешности сама по себе не доказывает недостачу.

Отвечаю на ваш вопрос о расхождении веса. Коротко: ваше несогласие фиксируется не «в ЭТрН вообще», а в конкретных местах.

1. В акте о недостаче (п. 81–86 Правил перевозок, ПП № 2200) водитель расписывается с указанием причины несогласия и ссылкой на весовой талон погрузки. Акт составляется в день выгрузки и в присутствии водителя.
2. В замечаниях перевозчика при подписании титула 4 указываете, что с недостачей не согласны, и даёте реквизиты талонов.
3. Весовые талоны и фото отправляете получателю по ЭДО отдельным документом со ссылкой на номер ЭТрН. В сам XML накладной файлы, насколько известно, не вкладываются.

Помните, что отметки получателя в титуле 3 потом не исправляются. Поэтому спор выигрывается документами с погрузки: акт взвешивания на поверенных весах с подписью водителя, как советует эксперт Регина Халилова.

Если грузополучатель подписал титул 3 без оговорок, замечаний и актов, юридически это значит, что груз принят без расхождений. Отметки ГП в Т3 о приёмке и замечания юридически значимы и потом не исправляются. Отдельно проверьте, какую цифру ГП поставил в брутто. Судя по вашему соседнему сообщению («загрузил 21 т, привёз 37 т»), он вписал массу машины с грузом, а не массу груза. Это ошибка заполнения: в ЭТрН «масса брутто» — это масса груза с тарой и упаковкой, а у зерна насыпом брутто равно нетто. Что сделать:

1. Попросите ГП письменно (через ЭДО) подтвердить принятую массу груза и прислать акт или реестр взвешивания (брутто авто, тара, нетто).
2. Предложите ему исправить титул 3. Порядок исправления после подписания зависит от оператора, поэтому уточните его в поддержке своего оператора.
3. Если в Т4 ещё можно указать замечания, отметьте там свою позицию, например: «масса груза при выдаче — 21 т, в Т3 указана масса ТС с грузом».

Отдельно помните: какой вес принял ГП как товар, определяется его товарными документами (УПД, акт приёмки). Регина Халилова подчёркивает, что товар и груз нужно разделять.

Скорее всего, это элеваторная привычка, а не злой умысел. На элеваторе «брутто» означает массу машины с зерном при въезде на весы, «тара» — массу пустой машины, а «нетто» — разницу. Этими терминами приёмщики и заполняют привычные поля. В ЭТрН же «масса брутто» — это масса груза с упаковкой, а для зерна насыпом она равна нетто, то есть 20 т, а не 34–36 т. Чем это опасно: данные ЭТрН сразу уходят в ГИС ЭПД. Эксперт Регина Халилова постоянно повторяет, что регулятор «видит всё в моменте», а проверку цепочки со временем будет вести машина. Цифра 34–36 т как «масса груза» при грузоподъёмности машины, указанной в той же накладной, создаёт ложную картину перегруза. Что делать: письменно (через ЭДО) объясните грузополучателю разницу между полями и попросите указывать в Т3 массу груза, а реестр взвешивания с брутто автомобиля и тарой присылать отдельно. По уже подписанным накладным отразите свою позицию в замечаниях к Т4 и запросите у ГП исправление титула через оператора.