Номер, дата, основание, ссылка на договор/заявку, УИД и идентификаторы

Сделать можно, и по позиции Регины Халиловой (вебинар 17.09.2026, 01:01:32) нужно. В переходный период ехать разрешили по бумаге, но это «не значит, что ЭТрН оформлять не нужно». Оформлять её надо, пусть и с опозданием. На встрече 31.08.2026 Регина добавила: на каждую перевозку электронный документ должен попасть в ГИС ЭПД, даже с опозданием, иначе ФНС может не принять расходы на перевозку.

Как это выглядит на практике:

• фактические даты и время погрузки и выгрузки указываете вчерашние, как было;
• подписи и регистрация будут сегодняшними, это нормально;
• все участники (перевозчик, ГП) должны подписать свои титулы.

Одна оговорка: встречается мнение (со ссылкой на разъяснение Минтранса, точную дату и номер которого стоит проверить), что документ, начатый на бумаге, завершается на бумаге. Если вчера машина ехала по бумажной ТН, позиции расходятся. Регина однозначно за то, чтобы электронный документ был. Имейте в виду: после окончания послабления такой вариант уже не пройдёт, ЭТрН и QR-код нужны до выезда.

Технически оформить ЭТрН после рейса возможно. Фактические даты и время погрузки и выгрузки вносятся как факт, но сами подписи и регистрация в ГИС ЭПД будут с сегодняшней датой. Подписать «задним числом» в буквальном смысле нельзя.

По позиции Регины Халиловой (вебинар 17.09.2026, 01:01:32), так делать не только можно, но и нужно. Послабление Никитина касается только дороги: ехать можно по бумаге. Оно не означает, что ЭТрН можно не оформлять: «оформлять нужно, но можно немного с опозданием». После окончания послабления смысла в позднем оформлении уже не будет: ЭТрН и QR-код должны быть до выезда. Письменного документа о послаблении нет.

Для налоговой лучше иметь ЭТрН по каждой перевозке, даже с опозданием, чем не иметь вовсе (встреча 31.08.2026).

Учтите ещё один нюанс: по некоторым разъяснениям Минтранса документ, начатый на бумаге, дооформляют бумажным же, а не переводят в электронный вид задним числом — это стоит уточнить отдельно, точная дата и номер такого разъяснения нам не встречались. Позиция Регины практичнее: электронный документ по перевозке всё равно нужен.

Не знаю, о чьей схеме именно речь, но вариантов «автоматической» ЭТрН обычно три:

1. Из ЭЗЗ. По словам Регины Халиловой (вебинар 17.09.2026, 01:15:19), в «коробочных» решениях операторов ЭТрН формируется автоматически при создании ЭЗЗ. Стороны, маршрут, груз, ТС и водитель переносятся из подписанной заказ-заявки.
2. Из учётной системы. Например, в некоторых учётных системах есть сценарии создания ЭТрН на основании ЭЗЗ или документа «Реализация товаров и услуг».
3. Из TMS по API. Регина рассказывала, что у них ЭЗЗ после тендера уходит из TMS в ЭДО, а ЭТрН отправляется в ЭДО через прямую интеграцию.

Автоматика — только способ заполнения. Юридическое основание накладной не меняется: заказ-заявка с перевозчиком (или поручение и расписка, если ГО — экспедитор). Подписывает Т1 всё равно уполномоченное лицо ГО или ЛОП.

Основание зависит от схемы. Регина Халилова (встреча 31.08.2026) говорит, что у того, кто стоит в поле «грузоотправитель», обязательно должно быть основание:

• грузовладелец работает с перевозчиком напрямую — основание заказ-заявка (ЭЗЗ), подписанная обеими сторонами;
• работа через экспедитора, который принял груз во владение — поручение экспедитору + экспедиторская расписка; дальше экспедитор оформляет ЭЗЗ с перевозчиком и становится ГО в ЭТрН.

На вебинаре 17.09.2026 Регина объясняла: полный цикл — поручение → расписка (если есть экспедитор) → ЭЗЗ → ЭТрН. Именно по ЭЗЗ видно, «кто кому какую услугу заказал и на каком основании перевозится груз». Цепочку проверяет машина, поэтому ЭЗЗ обязательна.

В самой ЭТрН основание отражается реквизитами заказа (заявки): её номером и датой. Например, у ряда операторов накладную не отправить без даты заказа-заявки. Данные о грузе ГО берёт из своих документов, для экспедитора — из поручения. Товарные документы (УПД) указываются отдельно, в разделе «Сопроводительные документы на груз».

Это основание, на котором ЛОП грузит на этой площадке. Регина Халилова (вебинар 17.09.2026 и встреча 31.08.2026): встать в поле ЛОП «просто так» нельзя. Нужны конкретные документы, и они указываются в накладной: договор, доверенность или и то и другое.

Для контейнерного терминала обычно указывают:

• если ЛОП — сам терминал: договор с ним на терминальную обработку / погрузочно-разгрузочные работы (номер и дату);
• если терминал только площадка, а грузит другое лицо: договор этого лица с вами или с ГО плюс документ терминала на выдачу контейнера (заявку, наряд или релиз на вывоз, по которому машину пускают на территорию).

Названия полей у операторов разные. Пример по контейнерам — общая практика, а не позиция Регины. Главное, чтобы указанный документ реально существовал и связывал ЛОП с этой погрузкой. Отвечать за данные Т1 будет тот, кто его подписал.

Юридически важно не то, какой кнопкой создана ЭТрН, а то, что в ней сохранена цепочка. Регина Халилова (встреча 31.08.2026): накладная «не рождается из воздуха». У того, кто стоит в поле ГО, должно быть основание: при работе через экспедитора — поручение и экспедиторская расписка, с перевозчиком — заказ-заявка.

Создать ЭТрН «на основании поручения» можно, это вопрос настройки. По словам Регины (вебинар 17.09.2026, 01:15:19), в коробочных решениях ЭТрН автоматически формируется из ЭЗЗ. Превращение поручения в накладную — уже индивидуальная настройка: её делают через оператора и разработчика вашей учётной системы. Готовой кнопки «ЭТрН из поручения» у оператора может и не быть. Тогда остаются создание с нуля, загрузка XML и автозаполнение из учётной системы.

То есть делать ЭТрН отдельным документом нормально. Главное:

• если вы приняли груз во владение, вы в ЭТрН — ГО с признаком «является экспедитором», а клиент — в поле «Заказчик услуг по организации перевозки»;
• данные о грузе и ГП берутся из поручения;
• с перевозчиком у вас оформлена ЭЗЗ.

Зависит от того, приняли ли вы груз во владение.

1. Вы выдали клиенту экспедиторскую расписку (приняли груз). Это стандартный сценарий Регины Халиловой (вебинар 17.09.2026, 00:25:44):

• вы становитесь ГО и создаёте ЭТрН от своего имени, с признаком «является экспедитором»;
• клиент указывается как «Заказчик услуг по организации перевозки»;
• данные о грузе и грузополучателе берёте из поручения;
• с перевозчиком сначала оформляете ЭЗЗ, он указывается фактическим перевозчиком.

Основание вашей роли ГО — поручение плюс расписка (встреча 31.08.2026, В162).

2. Груз во владение вы не принимали. Тогда ГО — клиент, и ЭТрН должна быть от его имени. Вы можете оформить её за него как сервис (вебинар, 01:05:24). Для этого нужна МЧД от клиента на вашего сотрудника либо доступ к кабинету клиента. Юридически вы в такой накладной не участвуете.

Технически перенос данных из поручения в ЭТрН делается настройкой у оператора или в вашей учётной системе (вебинар, 01:15:19). Обычно ЭТрН можно создать с нуля, загрузить XML или заполнить из учётной системы.

Если речь о поле, где экспедитор указывает основание своей роли, то по логике Регины Халиловой лучше указывать конкретный документ, из которого «родилась» перевозка, а не только общий договор.

На встрече 31.08.2026 она разбирала ровно это поле:

• если оно про годовой генеральный договор, оно, скорее всего, необязательное;
• если про основание, на котором «родилась» ЭТрН, оно обязательное, потому что накладная «не рождается из воздуха».

Для экспедитора, принявшего груз во владение, основание — поручение экспедитору и экспедиторская расписка (В162). То есть в «наименовании подтверждающего документа» — «Поручение экспедитору» или «Экспедиторская расписка» с номером и датой. Договор ТЭО можно указать дополнительно, если поле допускает несколько документов. На вебинаре 17.09.2026 Регина давала похожий совет по поручению: в поле «основание» лучше ставить конкретный договор-заявку, а не основной договор.

Если же это поле в блоке подписанта (основание полномочий), там указывается доверенность (МЧД), а для руководителя — устав.

Номер накладной — порядковый, по вашей собственной нумерации как грузоотправителя. Особых правил его формирования нет: подойдёт и «128», и «ТН-128/26». Главное, чтобы внутри компании номера не повторялись и по ним можно было найти документ.

Дата — это дата составления транспортной накладной. Не дата доставки и не обязательно дата заявки на перевозку. Например, заявку согласовали 25-го, машина грузится 28-го, накладную составили 28-го — ставите 28-е.

Уникальный идентификатор (УИД), по которому документ ищут в ГИС ЭПД, присваивает сама госсистема — его вводить не нужно, он появляется после регистрации.

В поле «Заявка» указываются номер и дата заказа или заявки, по которым согласована конкретная перевозка.

• Если у заявки нет номера — пишите «Без номера».
• Если отдельный заказ или заявка вообще не оформлялись, справка одного из операторов ЭДО советует оставить номер пустым, а датой указать дату самой транспортной накладной.

Учтите, что с 01.09.2026 по 140-ФЗ заказ (заявка) на перевозку тоже оформляется электронно — это ЭЗЗ. Если перевозка идёт не по исключениям приказа Минтранса № 262, отсутствие заявки — это проблема не заполнения поля, а документооборота в целом. Лучше оформить ЭЗЗ и сослаться на неё.

Правильность ID перевозчика проверяется по карточке контрагента, а не внутри формы ЭЗЗ. В системе своего оператора откройте список контрагентов и карточку перевозчика: там указан его идентификатор участника ЭДО. Попросите перевозчика прислать свой ID из кабинета своего оператора и сверьте. Первые три символа идентификатора — код оператора. Если ID перевозчика начинается с кода вашего оператора, значит вы нашли его ящик у вашего оператора, а не у его собственного.

Важнее другое: работает ли роуминг между вашим оператором и оператором перевозчика именно для ЭЗЗ. Операторы на страницах роуминга пишут, что статус обмена в роуминге заказами-заявками и экспедиторскими документами смотреть «в инструкции», то есть он отличается от ЭТрН. Регина Халилова на встрече 31.08.2026 говорила, что ЭЗЗ и экспедиторские документы тогда были протестированы у операторов, но ещё без выхода в роуминг. Также отмечено, что по ЭЗЗ роуминг фактически недоступен.

Поэтому проверьте статус ЭЗЗ в роуминге у поддержки своего оператора. Можно попросить перевозчика написать по роумингу в поддержку своего оператора.

Реквизиты УПД указываются в разделе «Сопроводительные документы на груз». В форме транспортной накладной (ПП № 2200) это раздел 4, в ЭТрН он входит в Т1. Там пишут вид документа («УПД»), его номер и дату. Если УПД несколько, каждый идёт отдельной строкой.

Заполняет этот раздел грузоотправитель, потому что он формирует Т1. Если вы перевозчик и в полученной ЭТрН раздел пустой, попросите ГО внести УПД до подписания Т1. После подписания исправить уже сложнее.

Грузополучателю эти реквизиты нужны, чтобы связать доставку со своими товарными документами. Например, сети при приёмке часто сверяют именно их.

Вписать можно, и именно туда: в раздел «Сопроводительные документы на груз» (в форме ТН по ПП № 2200 это раздел 4, в ЭТрН он в Т1). Указываются наименование документа (УПД), номер и дата. Несколько УПД можно указать несколькими строками. Сам файл УПД к ЭТрН прикладывать не нужно, достаточно реквизитов.

Технически вписывает их тот, кто заполняет Т1, то есть грузоотправитель (или экспедитор, выступающий ГО). У перевозчика в его титулах такого поля нет. Поэтому, если вы перевозчик, договоритесь с ГО, чтобы номера УПД стояли в Т1 до его подписания.

Ставить «завтрашнюю дату» в уже отправленный документ нельзя: подписанный Т1 не редактируется. Но, скорее всего, переделывать и не нужно. Дата составления накладной сегодня при погрузке завтра сама по себе не нарушение.

Проверьте, что стоит в полях раздела «Приём груза»:

• Заявленные дата и время подачи ТС под погрузку. Если там завтра, всё в порядке. Фактические дату и время прибытия и убытия водитель и перевозчик внесут завтра в Т2.
• Если там ошибочно сегодня, или в Т1 уже указаны масса и количество мест, которые станут известны только на погрузке, документ лучше переоформить.

Как переоформить (порядок зависит от оператора):

• у одних операторов после подписания ошибочный титул пересоздаётся вместе с парным (Т1 и Т2), либо стороны признают документ недействительным и создают новый.
• у других — через аннулирование по согласию сторон (база, Б49–Б50).

Т2 водитель ещё не подписал, так что сейчас самый удобный момент исправлять. Точный порядок уточните у своего оператора.

Скорее всего, в этой строке «Идентификатор участника ЭДО» (ID ЭДО), а не КПП. Это разные вещи:

• КПП — реквизит юрлица, указывается вместе с ИНН (у ИП КПП нет);
• ID ЭДО — «адрес» организации у оператора, по которому документ доходит до контрагента. Он строится на базе ИНН-КПП, начинается с кода оператора и бывает до 125 символов.

Что туда писать: ID ЭДО вашего перевозчика. В сервисе оператора он обычно виден в карточке контрагента; свой ID — в реквизитах организации. Если перевозчик работает у другого оператора, попросите его прислать свой ID из своего кабинета. Удалять строку или писать туда КПП не стоит: без правильного ID заявка может просто не дойти.

Про XML-шаблон: операторы позволяют загружать документы XML-файлом, но файл должен строго соответствовать формату ФНС для ЭЗЗ (приказ ФНС № ЕД-7-26/108@). Готового шаблона в открытых справках нет. Попросите у менеджера оператора образец, который он упоминал. Если поле подписано иначе, пришлите название, уточню.

В Т1 грузополучатель указывается реквизитами (наименование, ИНН, КПП). Но чтобы документ до него дошёл, оператору нужен его идентификатор участника ЭДО. Если ГП не подключён, идентификатора у него нет. Сервис либо не даст отправить, либо отправит приглашение: у одних операторов, если контрагент не найден, ему отправляют приглашение на e-mail, у других приглашение можно прикрепить к документу.

Поменять идентификатор ГП в уже подписанном Т1 нельзя. Подписанный титул не редактируется. Некоторые операторы при ошибке в Т1 предлагают пересоздать титулы 1 и 2. Прямого способа аннулировать ЭТрН нет: стороны подписывают соглашение о признании документа недействительным и создают новый.

Поэтому на практике так:

1. До оформления ЭТрН убедитесь, что ГП подключён к оператору ИС ЭПД, и возьмите у него ID ЭДО. Если оператор у ГП другой, проверьте роуминг.
2. Если ЭТрН уже ушла на неподключённого ГП и он регистрируется только сейчас, спросите поддержку своего оператора, дойдёт ли документ после регистрации ГП. Если нет, делайте новую ЭТрН с правильным получателем.

Как и сказано в цитате, без подключения ГП цепочка остановится на Т3.

Что имел в виду автор, я не знаю. Но типичные «казусы» из-за пустого или неверного раздела «Сопроводительные документы на груз» такие:

• Грузополучатель (особенно сеть) не может связать приехавший груз со своими товарными документами и тянет с подписанием Т3 или отказывается. Для вас как перевозчика это значит, что накладная висит без Т3/Т4 и оплата рейса задерживается.
• При субэкспедиции получатель не видит изначального отправителя и не понимает, чей груз. Регина Халилова (вебинар 17.09.2026) советовала заранее договариваться об опознавательном признаке. Реквизиты УПД — самый удобный.
• Для налоговой ЭТрН подтверждает реальность доставки. Если по накладной не видно, какую отгрузку она закрывает, связь «УПД — перевозка» приходится доказывать отдельно.
• Для пива и слабого алкоголя у водителя должны быть два связанных электронных документа: УПД и ЭТрН.

Раздел заполняет ГО в Т1. Если вы перевозчик, просите заказчика вносить номера и даты УПД.

Отдельного поля «номер заказа покупателя» в транспортной накладной нет. Сети обычно принимают его в разделе «Сопроводительные документы на груз» (в форме ТН — раздел 4, в ЭТрН — в Т1). Там отдельной строкой указывается документ «Заказ покупателя» (или «Заказ»), его номер и дата, рядом с УПД.

Одна оговорка. В ЭТрН есть поле «Номер заказа (заявки)», но это номер транспортной заказ-заявки с перевозчиком (ЭЗЗ), а не заказа покупателя. Вписывать туда заказ сети не нужно: это поле связывает накладную с договором перевозки.

У крупных сетей бывают свои инструкции, где именно они ищут номер заказа, например для автоматической сверки. Лучше запросить у сети её требования письменно. Это общая практика, позиции Регины по этому вопросу нет.

Да, если сеть не требует иного, заказ можно указать в том же разделе «Сопроводительные документы на груз», отдельной строкой. Первая строка — «УПД № … от …», вторая — «Заказ покупателя № … от …». Раздел допускает несколько документов. Не пишите заказ и УПД в одну строку через запятую: так сети сложнее сверить данные.

Только не путайте это с полем «Номер заказа (заявки)» в ЭТрН: там номер транспортной заявки с перевозчиком. И уточните у сети, где именно её система ищет номер заказа. У некоторых сетей это прописано в требованиях к поставщикам.